Organiser et animer efficacement une réunion

• Percevoir les phénomènes de groupe
• Adapter les techniques d'animation aux objectifs de préparer efficacement vos réunions
• Animer avec aisance tous types de réunions et groupes de travail
• Améliorer l'efficacité des réunions
• Obtenir la participation active des membres du groupe
• Aider les participants d'une réunion à jouer pleinement leur rôle
• Réduire la durée des réunions pour une meilleure efficacité

Un contenu riche et complet

Nos objectifs pédagogiques pour la formation REUSSIR REUNIONS sont décomposés en modules permettant de cerner l'ensemble des problématiques rencontrées en entreprise.

Le programme détaillé de la formation REUSSIR REUNIONS

La réunion

Faire le point sur ses pratiques actuelles

• Faire le bilan des réunions existantes : points forts, points faibles.
• Augmenter la pertinence dans la sélection des participants.
• Lutter contre les réunions stériles et réduire le temps passé en réunion (sans perdre en efficacité).

Organiser une réunion et en définir l'objectif

• Connaître les composantes d'une réunion Préparation et organisation de la réunion
• La préparation et l'organisation matérielle.
• Le cadrage de la réunion : objectif, durée et règles du jeu.
• Les conditions nécessaires à l'implication des participants.

S'approprier une méthodologie pour chaque type de réunion

• Utiliser les techniques adaptées à chaque réunion :
  - Réunion de service
  - Réunion d'information ascendante et descendante
  - Réunion de négociation
  - Réunion de résolution de problèmes avec consensus ou avec concertation
• Formaliser pendant et après la réunion
• Conclure, valider et formaliser les points clés de la réunion
• Rédiger un compte rendu (pertinence des informations et rapidité de diffusion).

Exercer les fonctions clés de l'animateur pour faire fonctionner efficacement le groupe de travail

• Maîtriser la conduite de la réunion
• Développer ses compétences pour animer une réunion
• Démarrer une réunion, prendre la parole, se positionner
• Utiliser la communication non-verbale
• Pratiquer l’écoute active, la reformulation, le questionnement
• Repérer les différents tempéraments des participants et distribuer la parole
• Répartir les rôles pour être plus efficace.
• Faciliter les échanges et la production d'idées.
• Connaître et repérer les phénomènes de groupe pour mieux les utiliser.
• Découvrir la typologie des participants
• Reconnaître les différentes attitudes dominantes en communication
• Comprendre le fonctionnement et l’évolution du groupe
• Favoriser la créativité en utilisant des techniques appropriées.
• Gérer les situations difficiles : les jeux psychologiques, la discussion en impasse, les interférences

Techniques et notions de base

• Les attitudes : la peur de s'exprimer, le désir de s'imposer
• Les fonctions dans le groupe
• Les rôles et statuts de chacun des participants
• Les émotions du groupe
• Information
• Evaluation
• Résolution de problèmes
• Prise de décision
• Concertation

Préparation de la réunion

• Définition du sujet et des objectifs
• Convocation, lieu, plan de table
• Etat d'esprit
• Maîtrise de soi

Déroulement de la réunion

• Présenter les sujets et objectifs de la réunion
• Lancer la discussion
• Utiliser les questions directes
• Faire progresser la réunion
• Recentrer la discussion
• Gérer le groupe
• Animer la réunion
• Comprendre les points de vue
• Stimuler et calmer le débat

Bien communiquer en réunion

Prendre la parole avec plaisir

• Faire le point de son style de communication.
• Capitaliser sur ses atouts et qualités.

• Travailler sur ses axes d'amélioration.
• Surmonter son trac.
• Développer la confiance en soi.

Préparer son intervention

• Être au clair avec son objectif.
• Prendre en compte son auditoire et le contexte.
• Structurer sa présentation.
• Préparer ses supports.
• Se préparer mentalement et physiquement.

Faire de sa voix un atout

• Entendre sa "vraie" voix.
• Les principales caractéristiques de la voix.
• Savoir poser sa voix.
• Développer l'impact de sa voix.

Réussir son intervention

• Soigner les premières minutes.
• Utiliser son regard, sa voix et son attitude.
• Savoir intéresser pour convaincre.
• Gérer son temps de parole.
• Soigner sa conclusion.

Répondre aux questions et objections

• Se préparer aux échanges.
• Anticiper les questions et objections.
• Développer son esprit d'à-propos et sa fluidité verbale

Mettre en place les comportements qui permettent de s'exprimer en réunion

• Être calme et ferme pour inviter au silence.
• Adopter une voix posée et décidée pour se faire entendre.
• Regarder franchement pour s'imposer.

S'approprier les techniques pour se faire entendre aisément

• Les formules pour manifester son accord ou son soutien.
• Les préambules pour exprimer une idée différente.
• Signifier son opinion clairement.

Être clair et synthétique dans son expression

• Prendre des notes avec efficacité pour mieux préparer son intervention.
• Faire des phrases courtes et oser énoncer son point de vue.
• Adapter ses mots en fonction de l'autre.

Garder le cap

• Rester concentré.
• Savoir s'arrêter.
• Savoir développer son idée de différentes manières.

Faire face aux personnes qui parlent fort, parlent beaucoup, parlent bien...

• Savoir écouter et comprendre le point de vue de l'autre.
• Savoir dire stop avec les mots et les gestes.
• Savoir valoriser ce que les autres disent.
• Trouver le ton de réponse juste.
• Repérer les tentatives de déstabilisations.

Être coresponsable de la productivité du groupe et de la réunion

• Mettre en valeur les points d'avancement.
• Se taire et écouter sans juger a priori.
• Savoir construire et formuler la synthèse par étapes.